Tips Memilih Aplikasi HRD untuk Kemajuan Perusahaan

Kemajuan perusahaan dipengaruhi oleh optimalisasi di setiap lini, termasuk dalam manajemen karyawan oleh HRD. Dengan manajemen karyawan yang baik, proses bisnis pun juga bisa berjalan lebih baik.

Mengapa bisa demikian? Sebab kualitas bisnis perusahaan dipengaruhi oleh produktivitas karyawan. Kualitas kerja karyawan ini juga didorong dari proses manajemen yang baik. Maka dari itu perusahaan menggunakan berbagai cara untuk meningkatkan manajemen karyawan, contohnya menggunakan aplikasi HRD yang lebih sistematis.

Perusahaan tidak perlu khawatir jika tidak mempunyai sumber daya yang mumpuni untuk mengembangkan aplikasi. Ada banyak vendor yang menawarkan jasa pengembangan aplikasi HRD untuk perusahaan. Namun, memilih mana yang cocok untuk perusahaan tidak tidak selalu mudah. Perusahaan wajib mempertimbangkan berbagai macam aspek.

Mengapa Perusahaan Membutuhkan Aplikasi HRD?

Sebelum masuk ke pembahasan bagaimana cara memilih aplikasi HRD, maka pahami dulu mengapa perusahaan membutuhkan aplikasi HRD. Sudah bukan rahasia lagi jika tugas administrasi karyawan memakan banyak waktu dan sangatlah rumit. Contohnya adalah rekap absensi sampai penilaian kinerja karyawan. Tak jarang para staff HRD juga melakukan kekeliruan selama mengerjakan tugas administrasi secara manual.

Ditambah lagi ada banyak informasi yang harus didokumentasikan oleh HRD. informasi-informasi ini terdiri dari berbagai jenis seperti Nomor Induk Karyawan (NIK), Nomor BPJS, background pendidikan, dan sebagainya. HRD harus menyimpan semua informasi yang ada secara hati-hati mengingat informasi karyawan juga bersifat konfidensial.

Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan aplikasi HRD supaya setiap pekerjaan administrasi karyawan dapat berjalan akurat, cepat dan tepat. Alhasil HRD mempunyai waktu lebih untuk mengerjakan tugas lainnya yang lebih bersifat analisis seperti menentukan strategi pengembangan karyawan atau menentukan rencana kerja.

Pekerjaan HRD tidak jauh-jauh dari berbagai laporan gaji, laporan kinerja pegawai, laporan absensi, dan lainnya. Adanya aplikasi HRD juga dapat membantu menyusun laporan otomatis yang akan memudahkan HRD dalam menentukan keputusan. HRD tidak perlu lagi berkutat dalam lembaran dokumen kertas yang memakan waktu lama. Tampilan dari laporan otomatis ini pun dapat dikostumisasi berdasarkan kebutuhan user.

Bagaimana Cara Memilih Aplikasi HRD?

Pastinya perusahaan ingin menerapkan aplikasi yang benar-benar tepat. Agar tak salah pilih, inilah beberapa tips cara memilih aplikasi HRD untuk perusahaan Anda!

Pahami Kebutuhan Perusahaan

Kondisi internal setiap perusahaan pasti berbeda. Begitu juga dengan masalah seputar pengelolaan karyawan yang sering dihadapi. Perusahaan harus memahami terlebih dahulu apa saja masalah yang ada dalam perusahaan. Sebab beberapa vendor aplikasi HRD menawarkan aplikasi yang terdiri dari beberapa modul berbeda.

Contohnya jika perusahaan memiliki permasalah dalam rekap absensi, berarti perusahaan membutuhkan modul time management yang terintegrasi dengan absensi online untuk memudahkan pencatatan kehadiran karyawan.

Contoh lainnya bila perusahaan mengalami masalah dalam penggajian karyawan, maka perusahaan juga membutuhkan modul payroll untuk mendukung kelancaran perhitungan gaji di perusahaan.

Tentukan Anggaran

Selain memahami kebutuhan, perusahaan juga harus menetapkan anggaran yang akan digunakan untuk berlangganan aplikasi. Jangan sampai tujuan utama menggunakan aplikasi HRD untuk memudahkan pekerjaan HRD justru membuat pengeluaran perusahaan semakin membengkak.

Tak lupa, setelah menentukan anggaran, perusahaan juga perlu menanyakan kepada pihak vendor mengenai detail biaya berlangganan aplikasi. Apakah biaya pemeliharaan atau maintenance dibebankan kepada perusahaan atau pihak vendor? Sebab biaya-biaya tambahan akan berpengaruh dengan anggaran yang sudah ditetapkan oleh perusahaan Anda.

Cari Vendor Berpengalaman

Vendor berpengalaman tentu saja lebih diminati daripada vendor yang belum mempunyai pengalaman sama sekali. Para vendor dengan pengalaman yang cukup sudah lebih dulu menangani banyak client dari berbagai industri bisnis. Bila sudah mempunyai banyak pengalaman, maka vendor itu sudah dapat dipastikan mampu membantu masalah manajemen SDM dalam perusahaan.

Oleh karena itu, perusahaan sebaiknya memilih vendor berpengalaman ketimbang memilih vendor dengan pengalaman minim.

Pertimbangkan Testimoni Client Lain

Aspek berikutnya yang harus dipertimbangkan adalah testimoni client. Mencari testimoni dari client agak sulit, namun biasanya vendor berpengalaman sudah mempunyai banyak testimonial dari banyak client. Semakin bagus testimoni dari client, semakin bagus produk dari perusahaan. Adanya testimoni yang memuaskan dari para client semakin memperkuat kualitas dari pelayanan vendor.

Pastikan Kelengkapan Fitur

Selanjutnya perusahaan dapat memeriksa kelengkapan fitur dan kemudahan selama menggunakan fitur tersebut. Untuk memastikan soal kelengkapan fitur, perusahaan dapat mengajukan demo kepada pihak vendor. Dari situlah perusahaan Anda akan menilai apakah fitur yang ada benar-benar lengkap dan bisa menyelesaikan permasalahan atau tidak.

Aplikasi HRD adalah sebuah perangkat lunak yang dapat membantu manajemen SDM di perusahaan jauh lebih cepat, akurat dan cepat. Akan tetapi memilih aplikasi HRD tidak bisa dilakukan sembarangan. Beberapa tips singkat di atas dapat menjadi acuan bagi perusahaan Anda untuk memilih aplikasi yang cocok dan sesuai. Semoga dapat membantu!